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Desde escribir a mano el objetivo del día a saber decir que no a tareas ajenas y priorizar el descanso.
Si su mente fuese una lavadora, ¿cuántas horas al día se pasa centrifugando?
Esas preocupaciones, esas tareas pendientes, esas decisiones que se posponen pero no salen de la mente... "Pensamos de más. Esta metáfora sirve para alertarnos de que, a veces, solo damos vueltas y vueltas a algo, produciendo mucho ruido [y gasto energético]", explica Julio Liarte, autor de Pienso, luego me agobio heavy (Espasa). "Ese ejercicio solo agota, porque constantemente estamos rumiando ideas, aunque las tengamos en un segundo plano", añade.
Planificar soluciones es una ventaja evolutiva como especie, sí, pero "ahora las inquietudes no terminan nunca, no son objetivos medibles: hay que comer mejor, ser un gran profesional, una excelente pareja... No se puede aprobar como buen jefe; es un examen constante", apunta Liarte.
Para pausar la cabeza, recomienda "cerrar pestañas", como las del ordenador. "Nunca antes habíamos tenido tantas herramientas para ahorrar tiempo y, sin embargo, sentimos que nos falta más que nunca", subraya Liarte, que aboga por apagar el programa de centrifugado con la ayuda de estas siete claves o píldoras antiagobio que eliminan el ruido mental, ese que impide la concentración, el descanso y hasta el disfrute.
1. Auditar a los vampiros
Liarte propone escribir a mano una lista "con tres columnas para clasificar los correos, llamadas e interrupciones". La primera, dedicada a los Dráculas, los importantes: "Jefes, el banco, Hacienda, clientes... Te chupan la sangre, pero, si los ignoras, mueres profesionalmente", explica.
La segunda es para los Mosquitos, "como los correos que te ponen en copia [de manera innecesaria] o los compañeros que distraen sin sentido; no te matan, pero te dejan anémico", detalla. En la tercera clasificación habría que anotar a los Zombies, "desde reuniones que no sirven para nada, informes que te exigen para que luego no los lea nadie, tareas muertas encargadas por inercia...".
Este ejercicio, remarca Liarte, demuestra que "el estrés o la angustia no suele proceder de los Dráculas, sino habitualmente de la burocracia y las interrupciones". Para ser más eficiente, propone reservar "parcelas de la jornada para estar aislado [de todo y todos, con el móvil fuera de cobertura] para así avanzar sin injerencias".
2. Briefing del día
En este documento, Liarte recomienda anotar, "antes que nada", qué es lo que hay que hacer, para cuándo y con qué recursos se cuenta. Así se evita estar todo el día rumiando y procrastinando las tareas.
"Que detalle el objetivo del día. No tres, sino uno, el importante. Por escrito y con el presupuesto energético asignado y marcando bien qué tareas se quedan fuera, aposta, por menores o menos necesarias en ese momento", sugiere.
Además, anima a ser "condescendiente con uno mismo" cuando no da tiempo a todo. Por ejemplo, aconseja no distraerse con el correo y no leerlo, si es posible, hasta casi el final del día para evitar distracciones.
3. Modo avión selectivo
Liarte asemeja la oficina con un "océano repleto de tiburones, que serían las injerencias". Para evitar una dentellada, propone refugiarse en una isla desierta.
"Por la mañana, para aislarse del ruido, me dedicaría a la realización de la tarea detallada en el briefing", señala. La de la tarde sería para cerrar el día y planificar el próximo, "para no llevarnos deuda cognitiva a casa", de esa que, si se le da vueltas y vueltas, impide conciliar el sueño o disfrutar del ocio.
4. Triple filtro
El experto en gestión del tiempo propone identificar "qué no es tu mono ni tu circo". O sea, dónde no hay responsabilidad sobre un problema, conflicto o situación.
"Cada vez que nos llegue una petición o una interrupción para incluirnos en un compromiso, hay que preguntarse si eso nos corresponde; si eso explotase, ¿sería nuestra culpa? Y si esa solicitud nos urge a nosotros o solo a quien la pide. Si no pasa esos tres filtros, hay que negarse a ello. No es egoísmo; es supervivencia", alega el autor.
5. El agotamiento no es un triunfo
Vivimos una cultura, subraya el autor de Pienso, luego me agobio heavy, que "glorifica el estar reventado. Las ojeras se ven como medalla y por eso ¡existen clubes de corredores a las 5:00 de la mañana! Se lleva lo de creerse Superman y estar exhausto".
6. Predicar con el ejemplo
También insiste en que "no es mejor empleado el que sale el último. Lo de calentar la silla no implica más compromiso", ni más productividad.
En aras de potenciar la desconexión profesional, "el jefe tiene que predicar con el ejemplo. No vale de nada que existan políticas de desconexión si la norma la marca la hora en que se va el directivo...", argumenta Liarte.
7. Cuidarse a uno mismo
Aunque este consejo es para casa, el especialista en gestión del tiempo, que se reconoce como un "rayado desde niño", recuerda que la vida personal afecta y mucho a la laboral.
"Recomiendo aplicar la regla 10-3-2-1-0 para aterrizar el cerebro antes de meternos en la cama. Diez horas antes, sin cafeína. Tres horas antes, nada de comida ni de alcohol. Dos horas antes, hay que abandonar el trabajo, porque el sistema nervioso necesita rampa de frenado. Una hora antes, fuera pantallas (incluida la televisión); por la noche, las redes sociales solo restan minutos de descanso. Mejor será leer un libro en papel o dibujar. Y cero se refiere al número de repeticiones que debe sonar el despertador. Con la primera hay que ponerse en pie", detalla.
Solo en dos semanas esta rutina se refleja en la cara con la que atraviesa la puerta de la oficina: "Llegas con más energía, por lo que ese día eres mucho más productivo". La claridad hace también que no se malgasten horas en divagar en bucle sin llegar a conclusiones.
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